Техника юридического письма

Специалист с высшим юридическим образованием должен в процессе обучения не только получить прочные знания законов, но и приобрести практические навыки, научиться соотносить теоретические положения с конкретной сферой юридической деятельности, а также иметь высокий уровень правовой и общей культуры. Эти навыки являются важными для юриста. Умение составлять юридические документы – одно из важнейших профессиональных навыков юриста, который предполагает глубокое знание материального и процессуального законодательства, умение логически мыслить, правильно оценить фактическую и правовую стороны конкретной ситуации. Помимо этого, весьма важным является владение правилами письменной речи. Знание правил и приемов юридической техники позволит студентам юридической клиники Юридического института ИГУ правильно оформлять юридические документы. Под юридической техникой здесь понимается совокупность приемов, средств и правил, определяющих условия оформления и систематизации юридических документов в целях достижения их ясности и эффективности. При этом основными аспектами юридической техники являются: юридическая терминология, юридические конструкции, приемы изложения юридических норм, правила наиболее рационального составления и правильного изложения документов.

В процедуре составления юридических документов можно выделить два этапа: подготовительный этап и этап оформления. На подготовительном этапе составитель определяет цели составления данного документа, изучает соответствующее законодательство, регулирующее правила составления данных видов документов (гражданское, трудовое, гражданское процессуальное или иное). Затем на этапе оформления изготовитель придает документу формальный вид, соблюдая требования законодательства и ГОСТа. Выделяют формальные и неформальные требования к юридическим документам. К формальным требованиям относятся содержание документа, его форма и структура. К неформальным требованиям относятся логичность и последовательность изложения материала, соблюдение норм этики, правильное применение юридической и иной терминологии.

Юридические документы должны быть оформлены в строго определенной форме, с соблюдением необходимых реквизитов и четким структурированием. То есть при оформлении документа необходимо проверить, содержатся ли в действующем законодательстве какие-либо требования к форме и содержанию данного документа. Не ко всем видам юридических документов выработаны единые требования. Однако имеются реквизиты, обязательные для любого документа. К ним относятся: наименование документа, наименование органа или лица, от которых он исходит, дата подписания документа, данные о лице, подписывающем его. Заголовок документа определяет сферу его действия, он должен быть коротким и четким. В частности, при оформлении искового заявления следует указать само именование – исковое заявление, далее следует указать, о чем требование (к примеру, о возмещении морального вреда).

Студенты Юридической клиники ЮИ ИГУ в случае необходимости составляют договоры для граждан, обратившихся за юридической помощью. Это могут быть гражданско-правовые или трудовые договоры, которые должны соответствовать требованиям гражданского и трудового законодательства. Кроме того, в случае необходимости студенты составляют для граждан брачные договоры, которые должны соответствовать нормам Семейного кодекса РФ. При этом студентам клиники следует учитывать следующее: каждый договор обязательно должен содержать положения, отнесенные законом к существенным условиям договора. Кроме того, в договоре должны содержаться обязательные реквизиты – предмет договора, полное наименование сторон договора, их место жительства, данные документа, удостоверяющего личность, подписи сторон. Положения договора должны быть сформулированы емко, четко, лаконично и могут быть структурированы по разделам, пунктам и подпунктам.

Студенты Юридической клиники ЮИ ИГУ составляют и иные юридические документы по просьбе граждан, обратившихся за помощью. К ним относятся, в частности, документы, оформляемые в адрес судебных или иных государственных органов, а также в адрес негосударственных организаций. Для обращения в суд общей юрисдикции оформляются исковые заявления, апелляционные или кассационные жалобы, жалобы в порядке надзора, заявления о пересмотре судебных решений по вновь открывшимся обстоятельствам, жалобы или заявления по делам неискового производства. В адрес иных государственных либо негосударственных органов или организаций оформляются заявления, ходатайства, жалобы.

Право на судебную защиту реализуется путем обращения в суд юридически заинтересованного лица. В соответствии с видами гражданского судопроизводства существуют четыре формы обращения в суд: исковое заявление, жалоба по делам из публичных правоотношений, заявление о выдаче судебного приказа и заявление по делам особого производства. Знание и соблюдение надлежащей формы заявления является важным условием реализации права на судебную защиту. В действующем Гражданском процессуальном кодексе РФ (ГПК РФ) форма и содержание искового заявления закреплены в ст. 131. В соответствии с данной статьей в исковом заявлении должно быть указано следующее:

1)   наименование суда, в который подается заявление;

2)   наименование истца, его место жительства или, если истцом является юридическое лицо, его место нахождения, а также наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем;

3)   наименование ответчика, его место жительства или, если ответчиком является юридическое лицо, его местонахождение;

4)   в чем заключается нарушение либо угроза нарушения прав, свобод или законных интересов истца и его требования;

5)   обстоятельства, на которых истец основывает свое требование, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;

6)   цена иска, если он подлежит оценке, а также расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм;

7)   сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это установлено федеральным законом или предусмотрено договором сторон;

8)   перечень прилагаемых к заявлению документов.

В заявлении могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты истца, его представителя, ответчика, иные сведения, имеющие значение для рассмотрения и разрешения дела, а также изложены ходатайства истца. Заявление подписывается истцом или его представителем при наличии у него полномочий на подписание заявления и предъявление его в суд.

В качестве общих требований к форме и содержанию заявления в суд по делам неискового производства приняты правила составления искового заявления с изменениями и дополнениями, установленными специальными указаниями в законе. В нормах, регулирующих отдельные виды гражданского судопроизводства, содержатся отдельные специальные правила о содержании заявлений. Например, ст. 267 ГПК РФ предписывает обязательно указывать цель обращения в суд по делам об установлении фактов, имеющих юридическое значение. Дополнительные требования к заявлению содержатся и в нормах материального права, а также в постановлениях Пленума Верховного Суда РФ.

Общим требованием обращения в суд является письменная форма заявления. Закон не содержит никаких исключений из этого правила, следовательно, заявление не может быть ни устным, ни в форме аудио- или видеозаписи. Вне зависимости от характера дела необходимо точно указать наименование суда и сведения о лице, которое обращается в суд (истец, заявитель, жалобщик), а также сведения о том, кто является «противником» по делу (ответчик, орган, должностное лицо), и о других заинтересованных лицах. Информация о лицах, участвующих в деле, должна включать фамилию, имя, отчество, адрес, а для юридических лиц – точное наименование и месторасположение. По отдельным категориям дел эта информация может содержать также дату и место рождения лица либо другие сведения. Требование о точном указании суда и участников процесса позволяет проверить подсудность, дееспособность, а также обеспечить вызовы в суд. Важное значение для правильного разрешения спора имеет четкое изложение требований заявителя и обстоятельств, на которых основаны эти требования. Закон не требует обязательной правовой квалификации отношений сторон, однако, по сложившейся практике, она обязательна, если заявление составляет профессиональный юрист. Обязательным реквизитом заявления является ссылка на доказательства, подтверждающие обстоятельства, изложенные заявителем в обоснование своих требований. Помимо ссылки на доказательства, в заявлении указывается просьба о вызове свидетелей, назначении экспертизы, истребовании письменных и вещественных доказательств. Все имеющиеся по делу документы прилагаются к заявлению. Знание перечня необходимых доказательств по конкретным категориям дел является проявлением профессионализма юриста. С особой тщательностью следует формулировать содержание самого требования, поскольку существуют многовариантные ситуации, когда есть несколько возможных способов защиты своих прав и интересов. Характер требования определяется содержанием спорного материального правоотношения. Оттого, насколько четко сформулированы требования заявителя, зависит уяснение судом позиции заявителя и выбор правового решения спора. Действующее законодательство предоставляет право соединения нескольких требований в одном заявлении. Требования должны быть связаны между собой, но если в заявлении будут со­е­­дине­­­ны требования, совместное рассмотрение которых невоз­мож­но или нецелесообразно, суд сам обязан разъединить их. Вместе с тем профессиональный юрист должен правильно использовать возможность соединения требований. Заявление должно быть подписано самим заявителем (истцом, жалобщиком) или его представителем, имеющим соответствующие полномочия. Если представитель действует на основе разовой доверенности, то она приобщается к делу, а генеральная доверенность предъявляется при подаче заявления. Дополнительным требованием является правило ст. 132 ГПК РФ, устанавливающей обязательность представлений копий искового заявления по числу ответчиков. Соблюдение формы заявления в суд предполагает также и соблюдение правил об оплате государственной пошлины, предусмотренной ГПК РФ и законом «О государственной пош­лине».

В случае, если кто-либо из лиц, участвующих в деле, не согласен с вынесенным судебным решением, они вправе обжаловать его в течение десяти дней со дня принятия судьей решения в окончательной форме. Решения мировых судей, не вступившие в законную силу, обжалуются в районный суд в апелляционном порядке. Апелляционные жалобы подаются мировому судье, вынесшему решение. Решения районных судов, не вступившие в законную силу, обжалуются в областной суд в кассационном порядке. При этом кассационную жалобу следует подавать в районный суд, вынесший решение. В ст. 339 ГПК РФ закреплены требования к содержанию кассационной жалобы. Кассационная жалоба должна содержать:

1) наименование суда, в который она адресуется;

2) наименование лица, подающего жалобу или представление, его место жительства или место нахождения;

3) указание на решение суда, которое обжалуется,

4) требования лица, подающего жалобу, а также основания, по которым оно считает решение суда неправильным;

5) перечень прилагаемых к жалобе доказательств.

Ссылка лица, подающего кассационную жалобу, на новые доказательства, которые не были представлены в суд первой инстанции, допускается только в случае обоснования в жалобе, представлении, что эти доказательства невозможно было представить в суд первой инстанции. Кассационная жалоба подписывается лицом, подающим жалобу, или его представителем, кассационное представление – прокурором. К жалобе, поданной представителем, должны быть приложены доверенность или иной документ, удостоверяющие полномочие представителя, если в деле не имеется такое полномочие. К кассационной жалобе прилагается документ, подтверждающий уплату государственной пошлины, если жалоба при ее подаче подлежит оплате. Кассационные жалоба, представление и приложенные к ним письменные доказательства подаются в суд с копиями, число которых должно соответствовать числу лиц, участвующих в деле.

Судебные постановления, вступившие в законную силу, за исключением постановлений Президиума Верховного Суда РФ могут быть обжалованы в суд надзорной инстанции лицами, участвующими в деле, и другими лицами, если их права и законные интересы нарушены судебными постановлениями. Судебные постановления могут быть обжалованы в суд надзорной инстанции в течение года со дня их вступления в законную силу. В ст. 377 ГПК РФ указаны суды, которые рассматривают дела в порядке надзора. Требования к содержанию надзорной жалобы сформулированы в ст. 378 ГПК РФ. Надзорная жалоба должна содержать:

1) наименование суда, в который она адресуется;

2) наименование лица, подающего жалобу, его место жительства или место нахождения и процессуальное положение в деле;

3) наименование других лиц, участвующих в деле, их место жительства или место нахождения;

4) указание на суды, рассматривавшие дело по первой, апелляционной или кассационной инстанции, и содержание принятых ими решений;

5) указание на решение, определение суда, которые обжалуются;

6) указание на то, в чем заключается допущенное судами существенное нарушение закона;

7) просьбу лица, подающего жалобу.

Иные требования к условиям и порядку подачи надзорной жалобы содержатся в пп. 2–8 ст. 378 ГПК РФ.

Рассмотрим далее правила оформления и иных документов, помимо судебных. В каждой организации происходит определенный документооборот. Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности позволяет организациям и частным предпринимателям без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности. В состав организационно-распорядительнойдокументации входят организационные, распорядительные и справочно-информационные документы. К организационным документам относятся устав, правила внутреннего трудового распорядка и другие документы. К распорядительным документам относятся приказ, распоряжение, инструкция и другие. К справочно-информационным относятся письма, докладные и объяснительные записки, телеграммы и другие. Юридическая клиника ЮИ ИГУ в соответствии с целями своей деятельности оказывает правовую помощь гражданам, не консультируя организации и граждан-предпринимателей. Исходя из этого, студенты юридической клиники могут оформлять для обратившихся граждан только третью группу документов – справочно-информационные. Однако при этом в работе студентов клиники может возникнуть необходимость проанализировать документы, предоставленные гражданами, оценить их, в частности, с точки зрения законности, допустимости использования в качестве доказательств в суде и т.д. В связи с этим здесь будут рассмотрены правила оформления всех трех групп организационно-распорядительных документов.

В соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90 организационно-распорядительные документы имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения. На них могут содержаться следующие реквизиты: государственный герб; эмблема предприятия; изображение наград (указанные три реквизита не проставляются на документах, создаваемых в коммерческих организациях); код организации по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО); код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД); наименование вышестоящей организации для предприятий, имеющих ведомственную подчиненность; наименование организации; наименование ее структурного подразделения; индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер счета в банке; название вида документа; дата; индекс; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления; адресат; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования; визы; печать; отметка о заверении копии; данные об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении. Охарактеризуем правила оформления отдельных из указанных реквизитов.

Реквизиты «Код организации» и «Код формы документа» располагаются в правом верхнем углу документа в две строки: сначала код организации по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО); код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия, он может быть заранее проставлен на документе при изготовлении бланка этого документа типографским способом. Код по ОКУД проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации, например: 0221052 – должностная инструкция, 0222152 – штатное расписание и т.д.

Реквизит «Наименование организации» указывается в документе в строгом соответствии с названием, установленным правовыми актами: уставом или положением об организации. Наименование организации пишется полностью в именительном падеже. Если имеется общепринятое (установленное правовым актом) сокращенное наименование организации, то оно пишется на отдельной строке под полным наименованием без скобок. При наличии в организации структурных подразделений их наименования могут быть указаны на внутренних документах: заявлениях, докладных и объяснительных записках и др.

Реквизит «Адресные данные организации» используется при переписке и не проставляется на внутренних документах. Адресные данные необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с организацией. Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил с указанием индекса предприятия связи, области, района, города, улицы, номера дома, номера офиса.

Реквизит «Название вида документа» указывается на всех документах, кроме писем. Название вида (объяснительная записка, докладная записка и т.д.) пишется после названия организации прописными буквами.

Реквизит «Дата» – дата подписания, согласования документа, а также иные даты, содержащиеся в документе, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день, месяц, год. Например, дату 15 декабря 2004 г. следует оформлять 15.12.04. при оформлении даты допускается сначала указывать год, затем месяц и день месяца: 04.12.15. в текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 15 декабря 2004 года.

Реквизит «Место составления» указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес. Место составления указывается ниже даты документа, при этом учитывается административно-территориальное деление страны. Например: г.Шелехов Иркутской обл.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Документы могут быть адресованы организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу, например:

Предприятие «Поиск»

или

Предприятие «Поиск»

Главному специалисту

г-ну Петрову А.А.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору предприятия «Поиск»

г-ну Иванову А.К.

Данный порядок адресования распространяется и на внутреннюю переписку организации, в частности, при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации либо ее структурного подразделения. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

Директорам

риэлтерских компаний

При отправке документов в разные организации реквизит «адресат» не должен содержать более четырех адресов. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. На документах, направляемых частным лицам, адрес проставляется обязательно, например:

664049, Иркутск,

м-он Юбилейный, 59, кв. 3.

Г-же Котовой И.В.

На документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, адрес не проставляется. При направлении документов в другие организации почтовый адрес указывается после названия организации или должности, например:

Директору предприятия «Сокол»

Г-ну Столбину А.Н.

664000, Иркутск, ул. Ленина, 5.

Реквизит «Гриф утверждения» должен состоять из слов «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

Подпись А.Н.Сидоров

15.11.04

Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности включается наименование предприятия, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия «Корона»

Подпись А.Н.Сидоров

15.11.04

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора предприятия

15.11.04 № 4

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. В некоторых документах (штатное расписание и другие) гриф дополнительно удостоверяется оттиском печати. Гриф утверждения является обязательным только для некоторых документов (инструкции, отчеты и другие).

Реквизит «Заголовок к тексту» кратко указывает на содержание документа. Он грамматически согласовывается с названием документа, например: приказ «О реорганизации структуры предприятия». Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка.

Реквизит «Текст» представляет собой содержательную часть текста документа. Текст документа по структуре, принятым формулировкам и устойчивым конструкциям непосредственно связан с видом и разновидностью документа. При этом текст должен быть структурирован, условно разбит на смысловые части – введение, доказывание, заключение. Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Материал должен быть изложен последовательно. Структура имеет особенности в зависимости от вида документа. При этом даже если в законе отсутствует детальное регулирование структуры документа, материал все равно должен быть изложен логично и четко, в документе не должно содержаться излишних подробностей, которые бы затрудняли восприятие информации. Особенности юридических документов выражаются в использовании специальной юридической терминологии, а также имеют иную специфику. Формулировки должны быть точными и ясными. При этом допускается повторное изложение в тексте отдельных терминов, словосочетаний с целью достижения точности изложения материала. Помимо этого, необходимо соблюдать требование о простоте изложения материала. Предложения должны быть короткими, не переполненными излишним содержанием. Каждую мысль следует излагать в отдельном предложении. В тексте документов не должны содержаться эмоции, хотя в некоторых документах, таких, как исковые заявления, допускается элемент эмоциональности. Однако, эмоциональная окраска документа при этом не должна быть излишней. При оформлении текста документа необходимо учитывать, для кого он предназначается. Если документ предназначен гражданам или организациям, следует избегать использования специальных терминов, неясных адресату. Если документ адресован судебным или иным государственным органам, целесообразно использовать специальные юридические термины, широко употребляемые юристами (например, правоотношения, дееспособность и другие). Текст юридического документа не должен содержать резких, оскорбительных слов и выражений, унижающих честь и достоинство человека. Такие фразы являются недопустимыми и могут быть квалифицированы как распространение в отношении лица сведений, носящих порочащий характер. С другой стороны, не следует использовать и льстивые, комплиментарные выражения в отношении органа или лица, которым адресован документ. К примеру, в исковом заявлении, ходатайстве и других документах, адресованных суду, не следует писать выражения «уважаемый суд» и другие, которые применимы только при устном обращении к суду. Помимо вышеизложенного, в тексте юридического документа должны быть соблюдены грамматические правила. Это является важным элементом культуры текста, а также одним из условий эффективного воздействия на адресата, поскольку ошибки в тексте, опечатки, ошибки снижает общий культурный уровень юридического текста, отрицательно влияет на качество восприятия информации, содержащейся в тексте.

Реквизит «Отметка о наличии «Приложения»». Указывается, если документ имеет приложение. Если приложение называется в тексте, то отметка оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение:

1. Форма свидетельства о праве на наследство по завещанию на 2 л. в 2 экз.;

2. Форма свидетельства о праве на наследство по закону на 2 л. в 2 экз.

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.

В состав реквизита «Подпись» входят: полное наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:

Директор предприятия «Сокол»              

А. Н. Столбин                                          подпись

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор предприятия               

А. Н. Столбин                                          подпись

Главный бухгалтер                                 

К. П. Дисков                                            подпись

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Кроме того, важное значение имеет выбор размера шрифта и межстрочного интервала. Они должны быть такими, чтобы прочтение текста не вызывало затруднений у адресата. Текст документа принято печатать через 1,5 межстрочных интервала. Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив 5 знаков от границы левого поля. Все реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга на 1,5–2 межстрочных интервала. Остальные реквизиты отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующий листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

После подготовки текста юридического документа его следует распечатать и проверить на бумажном носителе. Текст необходимо прочитать внимательно и в полном объеме, проверив соблюдение формальных и неформальных требований, наличие стилистических и грамматических ошибок. После проверки текста документа его следует распечатать в окончательном варианте.